1. Geltungsbereich und Vertragsschluss
1.1 Diese AGB regeln die Bereitstellung der Software «PSA Verify» (nachfolgend «Plattform») zur digitalen Verwaltung und Prüfung von Strahlenschutz-Ausrüstung als Software-as-a-Service. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen (nachfolgend «Kunde»); ein Verkauf an Verbraucher findet nicht statt.
1.2 Der Vertrag kommt mit Annahme der Bestellung bzw. Gegenzeichnung des Auftragsformulars durch die Anbieterin zustande. Angebote der Anbieterin sind freibleibend; die Anbieterin kann Bestellungen ohne Angabe von Gründen ablehnen. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn die Anbieterin ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
2. Leistungen der Anbieterin
2.1 Die Anbieterin stellt dem Kunden die Plattform für die Vertragslaufzeit über das Internet zur Nutzung bereit. Die Plattform ist eine webbasierte SaaS-Lösung zur Verwaltung, Prüfung und Dokumentation von Strahlenschutz-Ausrüstung und richtet sich insbesondere an Krankenhäuser, Medizinische Versorgungszentren, Arztpraxen und Medizintechnik-Abteilungen. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung in der jeweils gültigen Fassung, der gebuchte Umfang aus dem Auftragsformular.
2.2 Die Plattform umfasst insbesondere folgende Module: Monitor (Lesezugriff auf Daten und Berichte), Inventory (Verwaltung der PSA-Bestände, Pflege von Stammdaten, Lifecycle-Management) und Audit (Durchführung normbasierter Prüfungen mit detaillierter Dokumentation einschließlich Bildnachweisen sowie Erstellung von Prüfberichten im PDF-Format).
2.3 Die Lizenzierung erfolgt ausschließlich nach der Anzahl aktiver PSA-Artikel; die Anzahl der Benutzer, Standorte und Abteilungen ist nicht begrenzt. Die Datenerfassung ist jederzeit möglich; die Lizenzprüfung erfolgt zum Abschluss einer Prüfperiode. Bei Überschreitung der lizenzierten Anzahl aktiver PSA-Artikel wird der Abschluss der Prüfung blockiert und kein Prüfbericht generiert, bis der Kunde die Lizenz erweitert oder den aktiven Bestand entsprechend reduziert.
2.4 Die Plattform ermöglicht den Export von Daten und Prüfberichten in ausgewählten Formaten (insbesondere Excel und druckoptimierte PDF-Dateien). Ein Anspruch auf bestimmte Exportformate oder Schnittstellen besteht nicht; API-Schnittstellen und weitergehende Integrationen sind perspektivisch geplant, jedoch nicht geschuldet.
2.5 Inbegriffen sind Betrieb und Hosting in einem Rechenzentrum in Deutschland, laufende Updates und Sicherheitspatches, tägliche Datensicherung, Support gemäß Ziffer 5 sowie ein Remote-Onboarding von bis zu zwei Stunden. Übergabepunkt der Leistungen ist der Internet-Ausgang des genutzten Rechenzentrums; die Internetverbindung und die Endgeräte des Kunden sind nicht Vertragsgegenstand.
2.6 Die Anbieterin darf zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer einsetzen (insbesondere die Softwareentwicklerin Pelephant GmbH, den Hosting-Anbieter IONOS SE und den E-Mail-Dienst Resend); für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 7).
2.7 Die Anbieterin darf die Plattform weiterentwickeln und verändern, sofern der vertraglich vereinbarte Kernfunktionsumfang erhalten bleibt und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.
3. Nutzungsrechte
3.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die Plattform im gebuchten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.
3.2 Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde stellt sicher, dass jede natürliche Person nur mit eigenem Benutzerkonto arbeitet, und meldet einen Verdacht auf Missbrauch unverzüglich.
3.3 Untersagt sind insbesondere die Überlassung an Dritte außerhalb des eigenen Betriebs, das systematische Auslesen von Daten sowie jede missbräuchliche oder rechtswidrige Nutzung. Zwingende gesetzliche Rechte (§§ 69d, 69e UrhG) bleiben unberührt.
4. Verfügbarkeit
4.1 Die Anbieterin gewährleistet eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Monatsmittel am Übergabepunkt. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster (in der Regel außerhalb der Geschäftszeiten, Ankündigung mindestens 3 Arbeitstage im Voraus, maximal 4 Stunden pro Monat), Ausfälle infolge höherer Gewalt sowie Ursachen im Verantwortungsbereich des Kunden.
4.2 Die Offline-Funktion der Plattform ermöglicht die Fortführung begonnener Prüfungen auch bei Nichtverfügbarkeit; erfasste Daten werden nach Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert.
5. Support und Service Level
Supportzeiten: Montag bis Freitag, 08:00–17:00 Uhr (gesetzliche Feiertage in Hessen ausgenommen). Meldungen per E-Mail an support@psaverify.de. Reaktions- und Behebungszeiten laufen nur innerhalb der Supportzeiten; die Behebungsziele sind Zielwerte.
| Priorität | Definition | Reaktionszeit | Ziel der Behebung |
|---|---|---|---|
| P1 – kritisch | Plattform nicht erreichbar oder zentrale Funktion unbenutzbar; kein Workaround | 1 Arbeitstag | Workaround innerhalb von 2 Arbeitstagen; endgültige Behebung schnellstmöglich |
| P2 – hoch | Wesentliche Funktion erheblich beeinträchtigt | 2 Arbeitstage | 5 Arbeitstage |
| P3 – mittel | Beeinträchtigung mit zumutbarem Workaround | 3 Arbeitstage | nächstes Update |
| P4 – gering | Kleinfehler, Anwendungsfragen | 5 Arbeitstage | Einplanung Roadmap |
6. Pflichten des Kunden
6.1 Der Kunde (a) macht wahrheitsgemäße Angaben bei Registrierung und hält sie aktuell; (b) verwahrt Zugangsdaten sicher; (c) prüft die von ihm eingegebenen Inhalte auf Rechtmäßigkeit und bleibt für sie verantwortlich; (d) wirkt bei der Störungsanalyse durch nachvollziehbare Fehlermeldungen mit; (e) exportiert seine Daten regelmäßig über die bereitgestellten Exportfunktionen, soweit er eigenen Aufbewahrungspflichten unterliegt.
6.2 Die Nutzung der Plattform entbindet den Kunden nicht von seinen gesetzlichen Pflichten, insbesondere der Verantwortung für die ordnungsgemäße und fristgerechte Durchführung vorgeschriebener Prüfungen der Strahlenschutz-Ausrüstung (etwa nach DIN 6857-2). Die Plattform ist ein Hilfsmittel zur Verwaltung und Dokumentation.
6.3 Der Kunde ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher dafür zuständig, dass die Einführung und Nutzung der Plattform in seinem Betrieb rechtskonform erfolgt, insbesondere hinsichtlich der Verarbeitung von Beschäftigtendaten (§ 26 BDSG), der Information der Beschäftigten (Art. 13 DSGVO) und etwaiger Beteiligungsrechte des Betriebs- oder Personalrats.
7. Datenschutz und Datensicherheit
7.1 Der Kunde bleibt für die auf der Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten (insbesondere Daten seiner Beschäftigten sowie Prüfdaten) Verantwortlicher. Die Anbieterin verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiterin nach Weisung des Kunden.
7.2 Die Parteien schließen den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab; er ist Bestandteil des Vertrags und geht diesen AGB im Datenschutzbereich vor. Genehmigte Unterauftragsverarbeiter sind die Pelephant GmbH (Zürich, Schweiz — Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission), die IONOS SE (München, Deutschland) und die Plus Five Five, Inc. («Resend», USA — EU-U.S. Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln).
7.3 Die Anbieterin trifft dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (u. a. Transportverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, Protokollierung von Schreibvorgängen, tägliche Backups).
7.4 Die Anbieterin darf anonymisierte, nicht auf Personen oder den Kunden rückführbare Nutzungsdaten zur Verbesserung der Plattform verwenden.
8. Vergütung und Zahlungsbedingungen
8.1 Die Vergütung richtet sich nach der gebuchten Staffel aktiver PSA-Artikel gemäß Auftragsformular bzw. aktueller Preisliste. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus gemäß dem im Auftragsformular vereinbarten Abrechnungszeitraum; Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
8.2 Zahlungsfrist: 30 Tage netto. Bei Zahlungsverzug kann die Anbieterin nach Mahnung mit Nachfrist von 10 Tagen den Zugang sperren; die Zahlungspflicht bleibt bestehen. Die gesetzlichen Verzugsfolgen (§§ 286, 288 BGB) bleiben unberührt.
8.3 Preisanpassungen werden mindestens 3 Monate im Voraus in Textform angekündigt und gelten frühestens ab der nächsten Verlängerungsperiode. Ist der Kunde mit einer Erhöhung nicht einverstanden, kann er den Vertrag außerordentlich auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen; hierauf wird in der Ankündigung hingewiesen.
9. Gewährleistung
9.1 Für die Überlassung der Plattform gelten die mietrechtlichen Gewährleistungsvorschriften. Die verschuldensunabhängige Haftung der Anbieterin für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
9.2 Mängel werden im Rahmen von Ziffer 5 behoben. Keine Gewähr besteht für Störungen außerhalb des Verantwortungsbereichs der Anbieterin (insbesondere Internetverbindung und Endgeräte des Kunden) sowie für die inhaltliche Richtigkeit der vom Kunden erfassten Daten.
10. Haftung
10.1 Die Anbieterin haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.
10.2 Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — d. h. einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf — ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt; dieser entspricht der Höhe nach in der Regel höchstens der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlten Vergütung. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
10.3 Bei Datenverlust haftet die Anbieterin im Rahmen der vorstehenden Absätze nur für den Aufwand, der zur Wiederherstellung der Daten aus den vertraglich vorgesehenen Sicherungen erforderlich ist.
10.4 Jede weitergehende Haftung der Anbieterin ist ausgeschlossen. Insbesondere haftet die Anbieterin nicht für höhere Gewalt sowie für Störungen und Schäden, deren Ursache außerhalb ihres Verantwortungsbereichs liegt (insbesondere Internetverbindung und Endgeräte des Kunden oder Fehlbedienung). Die Anbieterin trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten; ein vollständiger Schutz vor Cyberangriffen kann jedoch nicht gewährleistet werden. Für Schäden aus solchen Angriffen Dritter haftet die Anbieterin nur nach Maßgabe der Ziffern 10.1 bis 10.3.
10.5 Ansprüche nach Ziffer 10.2 verjähren innerhalb von zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn; in den Fällen der Ziffer 10.1 gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.
10.6 Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen der Anbieterin.
11. Geheimhaltung
Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich, nutzen sie nur zur Vertragsdurchführung und geben sie nur an entsprechend verpflichtete Personen weiter. Diese Pflicht besteht für die Dauer von 3 Jahren nach Vertragsende fort. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.
12. Laufzeit und Kündigung
12.1 Der Vertrag beginnt mit dem im Auftragsformular genannten Datum, hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten und verlängert sich jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird. Auf die Verlängerung wird im Auftragsformular ausdrücklich hingewiesen.
12.2 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt unberührt.
13. Anbieterwechsel, Datenportabilität und Vertragsende
13.1 Der Kunde kann bei Vertragsende oder auf Verlangen jederzeit zu einem anderen Anbieter oder auf eigene IT-Infrastruktur wechseln. Die Anbieterin unterstützt den Kunden und von ihm bevollmächtigte Dritte beim Wechsel angemessen, führt ihn ohne unnötige Verzögerung durch und wirkt auf die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität hin.
13.2 Eine Auflistung der übertragbaren Datenkategorien stellt die Anbieterin dem Kunden auf Anfrage in Textform zur Verfügung. Integrität und Verfügbarkeit der Daten werden während des Wechselprozesses nicht beeinträchtigt.
13.3 Nach Vertragsende stellt die Anbieterin dem Kunden dessen Daten während einer Abrufperiode von 30 Kalendertagen zum Export in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen; Sicherungskopien werden im ordentlichen Zyklus überschrieben. Einzelheiten regelt der AVV.
13.4 Für Wechselunterstützung, die über die Bereitstellung der Exportfunktionen hinausgeht, kann die Anbieterin ein angemessenes Entgelt verlangen, soweit gesetzlich zulässig; der Kunde wird vorab informiert.
14. Änderungen dieser AGB
Die Anbieterin kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft anpassen, soweit dies für den Kunden zumutbar ist. Änderungen werden mindestens 2 Monate vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Verschlechtern die Änderungen die Rechtsstellung des Kunden wesentlich, kann er den Vertrag auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen; hierauf wird in der Mitteilung hingewiesen.
15. Schlussbestimmungen
15.1 Die Übertragung von Rechten aus dem Vertrag durch den Kunden bedarf der Zustimmung der Anbieterin (§ 354a HGB bleibt unberührt). Die Anbieterin darf den Vertrag im Rahmen einer Unternehmensnachfolge oder auf ein verbundenes Unternehmen übertragen; der Kunde wird informiert.
15.2 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
15.3 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist Wiesbaden, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.